planificateur/planificatrice d'événements

Nombre de participants

• Moins de 10 participants
• De 10 à 49 participants

Responsabilités

Tâches

• Élaborer des plans de gestion des risques
• Promouvoir des services de congrès et de réunion ou d'événement spécial
• Élaborer et contrôler des plans de sécurité d'urgence
• Inspecter et choisir des locaux
• Élaborer des plans de publicité et de communication
• Élaborer des stratégies médias et des activités de relations publiques
• Recruter, embaucher et superviser le personnel et/ou des bénévoles
• Préparer, présenter et gérer des budgets
• Établir des procédures financières
• Mettre au point des programmes de parrainage, de partenariat ou de levée de fonds
• Examiner des soumissions et négocier des prix
• Déterminer des besoins en matière de services d'accueil, de signalisation, d'équipements multi-médias, d'impression et d'autres services techniques, et passer et gérer les contrats s'y rapportant
• Coordonner la fabrication ou l'achat de produits promotionnels
• Organiser des services d'expédition, de réception et d'entreposage
• Aider à la préparation des budgets
• Aider à choisir des locaux et suivre le cours des événements
• Coordonner et contrôler des activités dans le cadre de congrès et de réunions et suivre le cours des événements
• Coordonner des services aux médias
• Coordonner des systèmes de montage, de préparation de scènes, d'attribution de sièges, de stationnement, de communication et accomplir d'autres tâches spécifiques en marge d'événements spéciaux
• Obtenir des confirmations auprès de conférenciers et en assurer la coordination
• Mettre en application des systèmes d'inscription
• Organiser des activités sociales et des services de restauration, de transport et d'autres services
• Mettre en place des équipements multi-médias et les contrôler ou en assurer la mise en place et le contrôle
• Planifier et mettre sur pied des services d'hébergement et de transport
• Planifier et organiser des foires commerciales et des expositions
• Établir des calendriers, fixer des buts et des objectifs
• Élaborer des systèmes d'inscription et des outils d'information
• Planifier les documents requis et diffuser la documentation avant et après la tenue de l'événement (itinéraires, évaluations, etc.)
• Faire de la recherche et concevoir des programmes d'événements spéciaux
• Planifier les spécificités relatives aux personnalités de marque
• Réserver des locaux pour le personnel de bureau
• Planifier un système de contrôle de la circulation, de maîtrise des foules et de sécurité
• Organiser dans le cadre d'événements spéciaux, des divertissements et des réunions à l'intention d'invités
• Élaborer des politiques et des procédures et accomplir d'autres tâches de gestion
• Préparer des rapports financiers finaux et d'autres rapports
• Gestion de la logistique des événements
• Planifier et superviser des séminaires en ligne
• Déterminer les besoins en matière de ressources humaines
• Élaborer et mettre en oeuvre des plans d'entreprise

Fonctions et activités des superviseurs

• 5 à 10 personnes
• Personnes avec diverses responsabilités

Expérience et spécialisation

Systèmes de gestion (sig ou bd)

• Google Docs
• Logiciel de base de données
• MS Office

Domaine d'expérience de travail

• Hôtel, motel, centre de villégiature

Renseignements supplémentaires

Sûreté et sécurité

• Vérification de casier judiciaire

Conditions de travail et capacités physiques

• Souci du détail
• Travail sous pression
• Délais serrés
• Milieu où les activités se déroulent à un rythme rapide
• Heures supplémentaires demandées

Qualités personnelles

• Précis
• Attitude axée sur le client
• Relations interpersonnelles efficaces
• Excellente communication orale
• Excellente communication écrite
• Flexibilité
• Esprit d'initiative
• Sens de l'organisation
• Esprit d'équipe