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agent/agente de soutien administratif

Appellation affichée sur Jobillico - Agent.e de soutien administratif, classe 1

Publiée le 17 décembre 2024 par Renseignements sur l’employeur Collège de Maisonneuve

Renseignements sur l’emploi

Description sommaire : <div>Service: Direction de la formation aux adultes, aux entreprises et aux organisations Statut : Personne salariée régulière à temps complet Supérieure immédiate : Marie-Ève Latrémouille Ancienne titulaire : Kim Bérubé-Pantaloni Période : Dès le 6 janvier 2025;   Salaire : 24,36$ à 27,24$ de l?heure; Horaire : Du lundi au vendredi de 10h à 18h; Lieu de travail : 3800, rue Sherbrooke Est, Montréal et au 6220 Sherbrooke Est de manière temporaire. </div> Fonctions : <div>Le rôle principal et habituel de la personne de cette classe d'emploi consiste à accomplir un ensemble de travaux administratifs de nature relativement complexe selon des méthodes et procédures établies et des travaux de secrétariat directement liés au déroulement des activités quotidienne de formation offertes aux participants.</div> Principales tâches et activités : Assurer les tâches administratives et de secrétariat en lien avec les activités offertes sur mesure afin d'assurer des formations quotidiennes par le service aux entreprises :<ul> <li>Recevoir les appels des clients et traiter leur demande en lien avec les ateliers de formation sur mesure, notamment : <ul> <li>Évaluer sommairement leurs besoins;</li> <li>Proposer les ateliers existants si pertinent;</li> <li>Formuler une offre préliminaire selon la liste de prix préétablie;</li> <li>Transférer la demande au conseiller du service;</li> <li>Effectuer le suivi nécessaire.</li> </ul> </li> <li>Tenir à jour les dossiers des clients dans la base de données;</li> <li>Tenir à jour et produire les différents rapports sur une base trimestrielle;</li> <li>Facturer les activités de formation à l?aide de CLARA et faire le suivi;</li> <li>Préparer et traiter divers documents reliés aux ateliers de la formation sur mesure, notamment : <ul> <li>Préparer les contrats pour les formateurs à partir des gabarits, obtenir les signatures et transmettre aux ressources humaines;</li> <li>Assurer la mise en forme des plans de cours ou autre document didactique;</li> <li>Élaborer les documents requis et les rendre disponibles aux formateurs (liste de cours, attestations, fiches d?évaluation, plan de cours).</li> </ul> </li> <li>Faire un rappel aux formateurs et leur transmettre les détails de la formation;</li> <li>Planifier les activités de formation sur Teams;</li> <li>Assurer la disponibilité du matériel didactique pour les cours : dans quelques cas s?assurer de l?impression du matériel auprès du service du collège et l?acheminer aux formateurs ou au client selon le cas;</li> <li>Procéder à la réservation des locaux dans FC Clara;</li> <li>Entrer les données des feuilles de temps dans CLARA pour les formateurs ou traiter la facturation (vérifier l?adéquation et transmettre la facture à la personne ressource pour paiement);</li> <li>Compiler les résultats de l?évaluation des formations offertes, transférer les résultats aux formateurs et produire des rapports; faire les suivis nécessaires;</li> <li>Coordonner et attribuer les crédits du compte Isograd.</li></ul>Offrir support et aide à la réception selon les demandes :<ul> <li>Effectuer l?ensemble des tâches associées au poste de réception